Soal PPPK Arsiparis 2023 Pdf

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, arsiparis dapat didefinisikan sebagai individu yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pelatihan khusus di bidang kearsipan. Arsiparis juga memiliki tanggung jawab dan tugas dalam menjalankan aktivitas pengarsipan, baik sebagai pegawai negeri maupun sebagai karyawan swasta.

Terkait dengan UU No. 43 Tahun 2009, konsep arsiparis adalah individu yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pelatihan khusus di kearsipan. Mereka juga memiliki peran, tugas, dan tanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Sementara menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah mengalami perubahan dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016, arsiparis adalah seorang pegawai negeri sipil (PNS) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pelatihan khusus di kearsipan.

Arsiparis juga memiliki tanggung jawab, tugas, dan peran dalam menjalankan aktivitas kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di berbagai lembaga pemerintahan, seperti lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa, dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. Seorang arsiparis harus mampu menjalankan peran dan tugasnya di berbagai instansi atau lembaga untuk meningkatkan kinerja lembaga tersebut.

Oleh karena itu, individu yang memilih menjadi arsiparis harus memiliki karakter yang kuat karena mereka memiliki tanggung jawab besar dalam pengelolaan arsip. Mereka juga perlu menjalankan tugas mereka dengan integritas tinggi dan penuh tanggung jawab karena peran mereka sangat penting dalam mengelola informasi, menjaga, dan memelihara warisan budaya nasional demi kepentingan generasi saat ini dan masa depan.

Berikut Soal PPPK Arsiparis 2023 dan kunci jawaban:

1. Jenis arsip dibawah ini yang merupakan arsip dinamis adalah …

a. Akuisisi Arsip

b. Pengolahan Arsip

c. Preservasi Arsip

d. Arsip Vital

JAWABAN: B

2. Instrumen pengelolaan arsip yang harus dimiliki oleh pencipta arsip adalah sebagai berikut, kecuali …

a. Jadwal Retensi Arsip

b. Daftar Pencarian Arsip

c. Tata naskah dinas

d. Klasifikasi Arsip

JAWABAN: D

3. ANRI wajib mengelola arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari …

a. Lembaga negara, Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan

b. Lembaga negara, Perusahaan, Organisasi politik

c. Perusahaan, Organisasi Politik dan Perorangan

d. Semua benar

JAWABAN: C

4. Arsip Daerah Provinsi wajib mengelola arsip statis yang diterima dari lembaga dibawah ini kecuali …

a Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan

b. Lembaga Eksekutif, Legislatif dan Yudikatif

c. Lembaga negara di daerah provinsi dan kota

d. Satuan perangkat kerja daerah provinsi dan penyelenggara pemerintah daerah provinsi

JAWABAN: B

5. Arsip Daerah kabupaten/ Kota mengelola arsip statis yang diterima dari entitas dibawah ini kecuali …

a. Kecamatan

b. Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan

c. Desa atau yang disebut dengan nama lain

d. Satuan perangkat kerja daerah kabupaten/ kota wajib dan penyelenggara pemerintah kabupaten/ kota wajib

JAWABAN: A

6. Pengertian dari arsip inaktif adalah …

a. Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

b. Arip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

c. Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusa atau hilang.

d. Arsip yang digunakan secara langsug dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

JAWABAN: B

7. Standar Internasional yang dijadikan rujukan dalam mendeskripsikan arsip adalah …

a. ISAAR

b. ISAD (G)

c. ISDF

d. ISDIAH

JAWABAN: B

8. Standar Internasiona yang dijadikan rujukan dalam mendeskripsi pengelola arsip adalah

a. ISDF

b. ISAD (G)

c. ISDIAH

d. IDAAR (CPF)

JAWABAN: C

9. Yang bukan merupakan Lembaga kearsipan adalah …

a. ANRI

b. Arsip Daerah Kabupaten/ Kota

c. Perguruan Tinggi

d. Arsip Daerah Provinsi

JAWABAN: C

10. Di bawah ini yang bukan merupakan rujukan dalam mengelola arsip dinamis adalah …

a. ISO 15489 – 1: 2016

b. ISO 3031: 2019

c. ISO 9001: 2015

d. ISO 30300: 2011

JAWABAN: C

11. Pengertian Arsip menurut ISO 15489-1:2016 adalah

a. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

b. Data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas, atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

c. Arsip adalah informasi yang dibuat, diteruma dan dipelihara sebagai evidence (bukti) serta sebagai asset organisasi atau personal dalam memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaction (transaksi) bisnis

d. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah.

JAWABAN: C

12. Lembaga Kearsipan Nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui hal-hal sebagai berikut, kecuali …

a. Pengadaan arsiparis

b. Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis

c. Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan

d. Menetapkan standar mutu prasarana dan sarana kearsipan

JAWABAN: D

13. Organisasi Internasional yang memayungi kearsipan adalah …

a. IFLA

b. ICA

c. ASA

d. ARMA

JAWABAN: B

14. Yang merupakan dasar hukum kerasipan di Indonesia saat ini adalah sebagai berikut, kecuali …

a. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan

b. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan

c. Peraturan Kepala ANRI tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012

d. Peraturan Pemeterintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

JAWABAN: A

15. Berikut adalah dasar hukum kerasipan Indonesia, kecuali …

a. Peraturan Kepala ANRI no. 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan JRA

b. Peraturan ANRI nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia

c. Perka ANRI nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara.

d. Peraturan Kepala ANRI no 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

JAWABAN: B

16. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan.

a. Keprofesionalan, keantisipatifan, kepartisipatifan

b. Autentik, utuh dan terpercaya

c. Andal, sistematis, utuh dan menyeluruh dan sesuai NSPK

d. Memenuhi struktur, isi dan konteks

JAWABAN: C

17. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen …

a. Memenuhi struktur, isi dan konteks

b. Andal, sistematis, utuh dan menyeluruh

c. Sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria

d. Autentik, utuh dan terpercaya

JAWABAN: A

18. Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan sebagai berikut, kecuali …

a. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara

b. Diminta oleh anggota masyarakat biasa/ tidak berpengaruh

c. Menghambat proses penegakan hukum

d. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi

JAWABAN: B

19. Kegiatan penyusutan meliputi …

a. Pencatatan, pendistribusian dan pemberkasan

b. Survei, pemilahan dan pendeskripsian

c. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang habis retensinya dan penyerahan arsip statis dari pencipta arsip ke Lembaga kearsipan

d. Mencacah kertas, membakar dan membuat bubur kertas

JAWABAN: C

20. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang memiliki kriteria sebagai berikut, kecuali

a. Tidak ada peraturan perundang undangan yang melarang

b. Jarang dirujuk atau digunakan dalam pembuatan keputusan

c. Tidak memiliki nilai guna dan telah habis retensinya serta berketerangan musnah

d. Tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara.

JAWABAN: B

21. Berdasarkan hasil survei penataan arsip inaktif diketahui terdapat gudang penyimpanan arsip berukuran 3x4x5 meter terisi penuh. Berapakah jumlah meter linier arsip yang harus dikerjakan

a. 35 ml

b. 72 ml

c. 60 ml

d. 720 ml

JAWABAN: D

22. Penataan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan asas …

a. Logis dan sistematis

b. Terstruktur dan sistematis

c. Asal usul dan aturan asli

d. Keutuhan dan kepastian

JAWABAN: C

23. Dalam membuat daftar berkas arsip sekurang-kurangnya terdiri atas …

a. Unit pengolah, unit pencipta, nomor uraian informasi, kurun waktu.

b. Unit pencipta, nomor berkas, kode klasifikasi uraian informasi, kurun waktu.

c. Unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi uraian informasi, kurun waktu.

d. Unit pengolahan, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, keterangan.

JAWABAN: C

24. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya ..

a. Jangka simpan kumulatif

b. Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

c. Lamanya penyimpanan arsip di unit pengolah dan unit kerasipan

d. Uraian informasi, aktif, inaktif, permanen musnah.

JAWABAN: B

25. Yang bukan merupakan ketentuan dalam pemusnahan arsip adalah …

a. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat dadtar arsip yang dimusnahkan.

b. Dibuatkan bubur kertas, dibakar atau dicacah.

c. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali

d. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) penjabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan

JAWABAN: D

26. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip sekuang-kurangnya memenuhi unsur sebagai berikut, kecuali …

a. Pejabat dibidang pengawasan dan hukum

b. Arsiparis sebagai anggota

c. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota

d. Pimpinan unit kerasipan sebagai ketua merangkap anggota

JAWABAN: A

27. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas yang baik minimal harus memuat ketentuan ketentuan sebagai berikut, kecuali

a. Penggunaan kertas

b. Kewenangan penandatanganan

c. Pengamanan naskah dinas, pengendalian naskah dinas

d. Jenis dan format naskah dinas

JAWABAN: A

28. Tujuan dari sistem kerasipan adalah …

a. Kerapihan dokumen

b. Mendpaatkan data secara cepat dan tepat

c. Kelestarian dokumen

d. Keloksi dokumen negara

e. Menjaga kerahasiaan dokumen

JAWABAN: B

29. Sistem penyandian untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen atau berkas adalah

a. Thesaurus

b. Faset

c. Notasi

d. Indexing

e. Filling

JAWABAN: C

30. Perhatikan jenis-jenis arsip berikut!

1) Arsip vital

2) Arsip aktif

3) Arsip inaktif

4) Arsip statis

5) Arsip terjaga

Pengelolaan arsip dinamis meliputi nomor …

a. 1), 2) dan 4)

b. 2), 4) dan 5)

c. 1), 3) dan 4)

d. 3), 4) dan 5)

e. 1), 2) dan 3)

JAWABAN: E

31. Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI dalam UU nomor 43 tahun 2019 dikenal dengan sebutan …

a. SKN

b. SIKN

c. DPA

d. JRA

e. JIKN

JAWABAN: E

32. Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis disebut …

a. Unit pengolah arsip

b. Unit kerasipan

c. Pencipta arsip

d. Penyelenggaraan kerasipan

e. Unit pemusnahan arsip

JAWABAN: C

33. Pengertian dari arsip inaktif adalah …

a. Arsip yang frekuensi pengunaannya tinggi dan/ atau terus menerus

b. Arsip yang frekuensi pengunaannya telah menurun

c. Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

d. Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

e. Arsip yang tidak termasuk dalam kegegori arsip terjaga.

JAWABAN: B

34. Kegiatan instansi yang ditranmisikan secara elektroni melalui sambungan computer dalam proses dokumentasi disebut …

a. File transfer protocol

b. Document type definition

c. Optical character recognition

d. Electronic data interchanger

e. Database record

JAWABAN: D

35. Dokumen berikut yang akan anda kategorikan ke dalam arsip yang bernilai keuangan adalah …

a. Cek

b. Data penjualan

c. ATM

d. Buku tabungan

e. Invoice

JAWABAN: A

36. Anda merasa lebih mudah menemukan kembali arsip yang disimpan berdasarkan isi dari dokumen yang disimpan. Maka sebaiknya penyimpanan arsip menggunakan sistem …

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem subjek

c. Sistem kronologi

d. Sistem wilayah

e. Sistem nama

JAWABAN: B

37. Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu adalah …

a. Arsip dinamis

b. Arsip vital

c. Arsip aktif

d. Arsip inaktif

e. Arsip statis

JAWABAN: A

38. Jenis arsip dibawah ini yang merupakan arsip dinamis adalah …

a. Arsip aktif

b. Arsip inaktif

c. Arsip vital

d. Semua jawaban benar

JAWABAN: D

39. Sistem geografis/ wilayah dalam bidang kearsipan merupakan sistem penyimpanan di dasarkan pada …

a. Alamat

b. Urutan nama wilayah

c. Subjek masalah dalam satu wilayah

d. Asal wilayah surat/ dokumen dikirim

JAWABAN: A

40. Pengertian arsiparis berdasarkan undang-undang nomor 43 tentang kerasipan adalah sebagai berikut:

a. Seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kerasipan dan bertanggungjawab menjaga kerahasiaan informasi.

b. Seseorang yang bertanggungjawab memastikan ketersediaan arsip

c. Seseorang yang emmiliki otoritas melaksanakan pekerjaan kerasipan

d. Seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kerasipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggunjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

JAWABAN: D

41. Anda akan menyimpan arsip secara lateral, maka …

a. Dokumen akan saya susun mendatar pada rak/laci yang tidak dalam

b. Dokumen akan saya susun dalam posisi tegak lurus berderet ke belakang

c. Dokumen akan saya susun berdasarkan umur arsip

d. Dokumen akan saya susun berdiri dan berderet menyamping

JAWABAN: D

42. Berdasarkan undang-undang nomor 43 Tahun 2009, pernyataan tentang organisasi kerasipan yang tepat adalah …

a. Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan kearsipan.

b. Lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kerasipan

c. Terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan Lembaga kearsipan

d. Satuan kerja pada pendipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kerasipan.

JAWABAN: C

43. Salah satu arsip yang di bawah tanggungjawab anda akan dipinjam untuk berbagai keperluan. Setelah lembar pinjam arsip anda buat rangkap tiga, maka lembar kedua akan disimpan oleh …

a. Anda sendiri sebagai arsiparis

b. Sekretaris

c. Pihak peminjam

d. Tempat arsip yang dipinjam

JAWABAN: C

44. Berdasarkan undang-undang nomor 43 Tahun 2009 yang dimaksud dengan tujuan penyelenggaraan kerasipan adalah sebagai berikut, kecuali …

a. Menetapkan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah

c. Menjamin keselamatan asset nasional

d. Menjamin terciptanya arsip

JAWABAN: A

45. Asas penyelenggaraan kearsipan yang tepat diwakili oleh pernyataan di bawah ini kecuali

a. Andal, sistematis, utuh

b. Kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan

c. Keutuhan, asal usul, aturan asli

d. Keamanan dan keselamatan, keprofesionalan

JAWABAN: A

46. Salah satu bentuk mitigasi untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tetib maka dapat digunakan tools …

a. Kartu indeks

b. Kartu tujuk silang

c. Out slip

d. Buku arsip

JAWABAN: C

47. Perhatikan tabel langkah langkah pengelolaan arsip berikut:

1) Mengindeks arsip yang akan dipinjam

2) Menuju tempat penyimpanan

3) Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

4) Telusuri dengan menggunakan kartu indeks

5) Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

6) Mengisi bon peminjam

7) Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Urutan langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek adalah …

a. 1), 2), 3), 4), 5), 6) dan 7)

b. 2), 4), 3), 1), 6), 5) dan 7)

c. 3), 1), 4), 2), 5), 6) dan 7)

d. 3), 1), 4), 2), 6), 5) dan 7)

JAWABAN: D

48. Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI no. 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. Klasifikasi arsip yang baik harus mencakup …

a. Seluruh klasifikasi yang ada

b. Seluruh fungsi dan tugas pokok di lingkungan pencipta arsip

c. Seluruh series yang tercipta

d. Seluruh kegiatan yang ada

JAWABAN: B

49. Pedoman pembuatan sistem klasifikasi dan keamanan akses arsip dinamis diatur di dalam peraturan kepala ANRI nomor …

a. Peraturan Kepala ANRI no 22 Tahun 2015

b. Peraturan Kepala ANRI nomor 17 Tahun 2011

c. Perkara ANRI nomor 19 Tahun 2012

d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014

JAWABAN: B

50. Yang merupakan ketentuan arsip terjaga menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan adalah sebagai berikut, kecuali …

a. Arsip yang tercipta pada Lembaga negara, pemerintahan daerah dan prguruan tinggi negeri yang berkaitan arsip terjaga wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk Salinan autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelapolan kepada ANRI.

b. Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasn, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintah yang strategis wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

c. Pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilakukan paling lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan.